Wat jij doet
Als Secretaresse Raad van Bestuur vervul je een betekenisvolle rol in het ondersteunen van het bestuurlijk team, zodat zij optimaal en in onderlinge verbinding hun werk kunnen doen. Je bent gericht op ondersteunen en samenwerken en voelt je verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat. Jouw rol is niet alleen belangrijk, maar ook ontzettend divers en uitdagend. Elke dag brengt nieuwe mogelijkheden om jouw organisatorische talenten te laten zien!
Je bent de coördinator van complexe agenda's, waarbij je zorgvuldig prioriteit geeft aan afspraken en overleggen, zowel intern als extern. Dankzij jouw proactieve aanpak en sterke communicatieve vaardigheden, bewaak je deadlines en zet je actiepunten uit voor opvolging.
Andere taken zijn onder meer:
- Actieve behandeling van e-mails, inclusief die van de voorzitter en lid van de Raad van Bestuur. Je prioriteert, communiceert en bewaakt deadlines, en zet actiepunten uit voor opvolging.
- Vooruitdenken en plannen, zodat je tijdig stukken kunt aanvragen en voorbereidingen kunt treffen voor bestuursafspraken. Je grijpt in indien nodig en anticipeert op veranderingen.
- Met een scherp oog voor detail bereid je interne overleggen voor, zoals overleggen van de Raad van Bestuur met de directie (RDO) en vergaderingen van de Raad van Toezicht, waarbij je notuleert en het besluitvormingsproces bewaakt en vastlegt.
- Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, waarbij je speciale aandacht besteedt aan urgente zaken en ervoor zorgt dat ze snel worden opgelost. Daarnaast stel je conceptbrieven op en schrijf je conceptnotities. Tijdens dit proces waarborg je ook de consistentie van de huisstijl bij het opstellen en bewerken van documenten.
- Adequaat archiveren van relevante e-mails en documenten, met oog voor overzicht en toegankelijkheid.
- Optimaliseren van werkprocessen binnen het bestuurssecretariaat, waarbij je actief zoekt naar verbeteringen en efficiëntie.
Bovendien straal je als vraagbaak vertrouwen en professionaliteit uit, zowel voor interne collega's als externe partijen. Het organiseren van vergaderingen en evenementen is voor jou geen probleem, waarbij je elk detail verzorgt om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Van het regelen van faciliteiten tot het versturen van uitnodigingen en het opstellen van de agenda's, jij hebt alles onder controle. Op de dag zelf ontvang je iedereen met een glimlach en zorg je voor een hartelijke ontvangst!
Wie jij bent
Als Secretaresse Raad van Bestuur ben je een zelfstandige professional met ruime ervaring in secretariële taken op bestuursniveau. Je beschikt over hbo-niveau en bent bekend met organisatiestructuren en procedures. Je bent sociaal vaardig, proactief en kunt goed omgaan met diverse digitale systemen.
Daarnaast blink je uit in:
- Uitstekende communicatievaardigheden;
- Nauwkeurigheid en het behouden van overzicht, ook onder druk;
- Plannen, organiseren en prioriteren;
- Innovatief gebruik van nieuwe technologieën die het werk efficiënter maken;
- Representativiteit en integriteit.
Wat wij bieden
In ons team heerst een prettige, informele werksfeer waarin nauwe samenwerking centraal staat, voornamelijk met de bestuurders, de bestuurssecretaris en de directiesecretaresses. Carinova stimuleert het volgen van nieuwe opleidingen, het delen van goede ideeën en investeren in persoonlijke ontwikkeling. Wij bieden een contract voor de duur van een jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd. De voorkeur gaat uit naar 36 uur per week, maar we bespreken graag andere opties als dat beter bij jou past. Bij deze functie hoort verder:
- Inschaling op basis van de cao VVT in FWG 50 (max. € 4.480,21 bruto per maand op basis van 36 uur);
- Bij een fulltime dienstverband krijg je 237,4 verlofuren per kalenderjaar, zodat je voldoende tijd hebt om even lekker op te laden;
- Ontvang in mei 8% vakantiegeld en in november een eindejaarsuitkering van 8,33%;
- Een pensioenregeling bij pensioenfonds Zorg en Welzijn;
- Maak je geen zorgen over je reiskosten, deze vallen binnen de cao VVT;
- Sluit je aan bij onze gezellige personeelsvereniging en beleef regelmatig leuke uitjes met je collega's;
- Maak gebruik van diverse fiscale voordelen met FiscFree, variërend van een fietsplan tot een vitaliteitsbudget.
Als jij klaar bent om het verschil te maken, solliciteer dan direct! Reageren kan tot en met zondag 15 september. De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op vrijdag 20 september en de tweede ronde op dinsdag 24 september. Wil je eerst meer weten? Dat kan! Bel dan gerust met Nynke Prins (Bestuurssecretaris) via 06- 82385835.
